Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für Veranstaltungen des Hauptamtes der Stadt Frankfurt am Main

Wir freuen uns über Ihr Interesse an den Veranstaltungen der Stadt Frankfurt am Main. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Hauptamt im Rahmen unserer Veranstaltungsorganisation.

I.    Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Stadt Frankfurt am Main 
DER MAGISTRAT 
Hauptamt
Protokollabteilung 
Römerberg 23 
60311 Frankfurt am Main 
E-Mail: protokoll@stadt-frankfurt.de
Telefon: +49 (0)69 212 34920

II.    Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Stadt Frankfurt am Main 
DER MAGISTRAT 
Referat für Datenschutz und Informationssicherheit 
Sandgasse 6 
60311 Frankfurt am Main 
E-Mail: datenschutz@stadt-frankfurt.de

III.    Art, Umfang und Herkunft der Datenerhebung
Im Rahmen der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen erheben wir personenbezogene Daten direkt bei Ihnen (Direkterhebung nach Art. 13 DSGVO). Zu den verpflichtend zu behandelnden Daten gehören Ihr Name, Vorname, Ihre Adresse sowie Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihre Institution oder Firma. Bei Veranstaltungen mit besonderen Sicherheitsanforderungen (z. B. bei Staatsbesuchen) erheben wir zusätzlich Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort. Auf freiwilliger Basis können Sie uns weitere Angaben wie Ihren Titel, Ihre Position, Ihre Telefonnummer sowie spezifische Bedarfe zur Barrierefreiheit oder Essenswünsche und Allergien mitteilen. Bei der Nutzung unserer Online-Anmeldeseite werden zudem technische Daten wie Ihre IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Anmeldung protokolliert, um die Systemsicherheit zu gewährleisten.
In Einzelfällen erheben wir Daten auch bei Dritten (Art. 14 DSGVO). Dies geschieht, wenn wir Ihre Kontaktdaten (Name, Funktion, Anschrift) von Kooperationspartnern oder aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen erhalten, um Ihnen eine Einladung zu einer für Sie relevanten Veranstaltung zukommen zu lassen.

IV.    Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten ist für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung unserer Veranstaltungen erforderlich. Die primäre Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 HDSIG, da die Veranstaltungen Teil der Öffentlichkeitsarbeit und der repräsentativen Aufgaben der Stadt Frankfurt am Main sind. Sofern Sie uns freiwillige Informationen (z. B. über Allergien oder Mobilitätseinschränkungen) zur Verfügung stellen, erfolgt die Verarbeitung dieser sensiblen Daten auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Darüber hinaus nutzen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse für unser Einladungsmanagement und unseren Informationsservice. Damit möchten wir Sie auch über künftige Veranstaltungen informieren, die für Sie von Interesse sein könnten. Diese Verarbeitung erfolgt ebenfalls im Rahmen unserer öffentlichen Aufgaben zur Information der Öffentlichkeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 HDSIG.

V.    Empfänger der personenbezogenen Daten
Innerhalb der Stadtverwaltung haben ausschließlich die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die unmittelbar mit der Organisation der jeweiligen Veranstaltung betraut sind. Eine Weitergabe an externe Empfänger erfolgt nur bei zwingender Notwendigkeit. Dazu gehören von uns beauftragte IT- und Hosting-Dienstleister sowie Versandunternehmen. Bei Gemeinschaftsveranstaltungen können Daten an die jeweiligen Kooperationspartner übermittelt werden. Für Sicherheitsüberprüfungen geben wir die erforderlichen Daten (Name, Geburtsdatum/-ort) an die zuständigen Sicherheitsbehörden weiter. Caterer erhalten Informationen zu Lebensmittelunverträglichkeiten grundsätzlich nur in anonymisierter Form als Mengenangabe.

VI.    Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Rein veranstaltungsbezogene Daten, die ausschließlich für die Durchführung eines spezifischen Events erhoben wurden (z. B. Essenswünsche oder Sicherheitsdaten wie Geburtsort und Geburtsdatum), werden nach Abschluss und Nachbereitung der Veranstaltung gelöscht. Um Sie jedoch kontinuierlich über unser Veranstaltungsangebot informieren zu können, speichern wir Ihre grundlegenden Kontaktdaten (Name und E-Mail) dauerhaft in unserer Veranstaltungsdatenbank. Diese Daten bleiben so lange gespeichert, bis Sie der weiteren Verwendung widersprechen. Daten, die einer haushaltsrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (z. B. bei kostenpflichtigen Veranstaltungen), werden gemäß der Hessischen Gemeindehaushaltsverordnung für zehn Jahre archiviert.

VII.    Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO). Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Grundlage des öffentlichen Interesses erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht: Sie können der Speicherung Ihrer Daten in unserer Datenbank für künftige Einladungen jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Ein kurzer Hinweis per E-Mail an protokoll@stadt-frankfurt.de genügt, und wir werden Ihre Daten umgehend aus unserem Verteiler löschen. Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden) zu.

VIII.    Hinweis zu Foto- und Videoaufnahmen
Wir weisen darauf hin, dass während unserer Veranstaltungen regelmäßig Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden. Diese dienen der Dokumentation sowie der aktiven Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Frankfurt am Main und werden beispielsweise in Printmedien, auf der städtischen Website oder in sozialen Medien veröffentlicht.
Die Veröffentlichung erfolgt zudem unter Beachtung der Ausnahmetatbestände des § 23 KUG (Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie), insbesondere sofern es sich um Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte oder um Aufnahmen handelt, auf denen die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen bzw. an denen die dargestellten Personen an Versammlungen oder Aufzügen teilgenommen haben.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 HDSIG. Bitte beachten Sie, dass bei Veröffentlichungen in sozialen Medien (z. B. Facebook, Instagram, X) Daten an Anbieter in Drittstaaten übermittelt werden können. Sie haben das Recht, der Aufnahme und Veröffentlichung Ihrer Person aus besonderen Gründen zu widersprechen. Bitte teilen Sie diesen Widerspruch unmittelbar den fotografierenden Personen oder unserem Organisationspersonal vor Ort mit, damit wir entsprechende Maßnahmen (z. B. Verzicht auf die Aufnahme oder Unkenntlichmachung) ergreifen können

IX.    Datensicherheit
Zur Sicherung Ihrer Daten setzen wir moderne technische und organisatorische Maßnahmen ein. Unsere Anmeldeseite ist durch eine SSL-Verschlüsselung geschützt, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und Manipulation zu bewahren.